會計制度推出後仍被業界忽略的4個原因

我們期望審查制度的引入將使審查過程更有效率。我相信歷史將會被系統性地積累，基於數據的決策將成為可能。然而，即使推出一年後，辦公室的一個角落仍然堆滿了紙質桌子，而且每個部門還經常堆疊不同格式的Excel文件。

InnoKeep 訪問並諮詢其生產基地的公司中，70% 已經ERP/MES 或獨立管理管理系統 (CMMS) 內的績效管理 (PM) 模組我有介紹的經驗。

然而，人們普遍聽到的故事是一樣的。

“以前有介紹過，但現在沒人用了。”

文檔人員最終會回歸到手動/Excel管理方式。

這不是「用戶意願」的問題。對於既沒有設計也沒有支援現場實際使用的系統來說，這是一個問題。

會計系統的 4 個共同點在該領域不受歡迎

① 項目過多，無法輸入

「需要輸入的屬性太多，所以工人和管理人員最終不會註冊它們。如果輸入便利性提高，歷史記錄就會累積起來。」— 汽車零件製造商 A 的經理

現有的工程系統有共同點有很多條目。這是因為創建系統的目標通常是收集盡可能多的數據。因此，現場工作人員通常必須填寫記錄代碼、成本中心、位置和詳細資訊才能記錄單一事件。作為一名工人，即使是與你的工作沒有直接關係的項目，你也必須每次都輸入。這就是「投入負擔→不使用→系統忽視」的惡性循環的開始。

② 現場記錄不方便

基於PC的記錄系統無法直接在記錄系統前面記錄資訊。它變成了雙任務結構，您必須在現場完成訊息，然後返回辦公室重新輸入。擁有行動應用程式並不能解決問題。戴上手套或拿著工具在小螢幕上輸入大量文字並不容易，而且正如①中提到的，如果在手機上輸入的項目太多，最終也會因為同樣的原因而變得無法使用。

其實這個故事是我從一家中小型製造業聽到的。

“我收集了 2 到 3 個月的日誌，共 100 條記錄，然後坐在辦公室一次性檢查所有這些。”

事後集體輸入的記錄的日期和內容不準確。歷史雖然是累積起來的，但它是不可靠的數據，利用這樣的數據很難做出精確的決策。

③ 無法使用現有的分析數據

系統已準備就緒，但傳輸現有日誌主文件、維護記錄和材料資訊的任務通常很困難。每個部門的 Excel 格式都不同，記錄清單本身可能不是最新的。有的地方根本沒有基礎數據。

一家公司先前曾引入一套系統，但最終放棄了，因為初始資料輸入成為每個負責人的任務。 「當時，公司所做的就是安裝系統，我們必須輸入所有數據，」他說。

如果不能通過這一步，系統就會變成一個空殼。如果現場工作人員打開一個沒有任何內容的系統，他們將不會再次打開它。

④ 各站點情況不同，不提供客製化支援。

每個公司都有不同的業務條件、員工組成和工作類型。工人平均年齡高、工人大部分是外國人、沒有專門人力資源的地方，完全依賴外包。即使系統相同，在現場建立它的過程也會有所不同。

如果引入該系統的工廠必須「自行」適應這種情況，那麼該領域最終將回歸到熟悉的方法，例如紙本報告、KakaoTalk 聊天室和口頭報告。

💬 你要把紙質桌子和各種Excel表格堆積起來多久？

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現場實際使用的會計系統的四個條件

如果我們推翻上述原因，我們就能看到在現場建立成功的會計制度的條件。

① 以最小化投入專案為實用標準

在現場輸入資訊時，足以確保只輸入必要的項目，並且經理補充詳細資訊以在後端進行報告或分析。此外，系統的設計應符合負責處理的經理的實際工作流程，例如工單、報告、歷史檢查等，以減少「為什麼我必須再次輸入這個？」的阻力。

無需複雜輸入即可累積記錄歷史的結構。這是退出Excel的首要條件。

② 必須能夠在現場立即查看並記錄

如果你用手機掃描記錄面前的二維碼，你可以立即查看記錄的資訊和歷史記錄，並且應該能夠記錄現場的工作細節。工作前後的狀態可以簡單地透過拍照來保存，然後轉換成文字並透過語音進行記錄。語音轉文字（STT）功能，即使在工廠噪音中也能準確識別，大大增加了現場便利性。

此外，如果使用行動裝置進行現場記錄，則會即時反映在管理員的 PC 上，從而無需在辦公室重複輸入轉錄內容。

③ 我們也支援使用系統中先前的記錄相關歷史記錄。

如果初始資料傳輸成為每個負責人的個人任務，那麼他們在開始之前就會筋疲力盡。必須有一個服務可以傳輸現有的 Excel 數據，以便可以在系統中使用它。從使用系統的第一天開始，我們就應該能夠從一個已經包含我們的日誌資料的系統開始，而不是一個空的系統。

④ 我們需要共同努力建立這個系統，而不僅僅是出售它。

開發管理系統的目標應該是在該領域“建立”，而不是“引進”。從針對現場人員組成和工作類型的培訓，到使用開始時的回饋反映，再到技術支持，必須根據每個公司的不同情況量身定制結構，直到現場實際使用為止。

在重新引入會計系統之前，請檢查此

如果您對現有系統有任何遺憾，我們建議您根據以下三個標準進行比較。

1. 是否確保現場工作人員易於使用？

檢查是否支援手機/平板以及語音/照片輸入功能。

2. 誰支援初始資料建置以及如何支援？

檢查是否有將公司的影印手冊、影印母版等傳輸到系統的服務，如果沒有，負責人必須做的工作範圍是什麼。

3. 是否包含針對我們工廠狀況的結算支援？

檢查系統提供者是否也支援考慮現場勞動力組成和工作類型的培訓和技術支援。

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InnoKeep 是我們每天在現場使用的管理系統 (CMMS)。我們提供基於行動應用程式的現場錄音、語音和照片輸入、現有的手動/Excel 數據傳輸服務以及各種培訓來幫助您適應現場。

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