Excel對歷史管理的限制：6種系統轉換訊號

我對Excel很熟悉，但隨著知識的增加，它變成了一種負擔而不是一個工具。

對會計專家來說，Excel和記錄卡是最熟悉的工具。然而，隨著管理的記錄數量增多，維護保養項目數量迅速增加，Excel和記錄卡不再是幫助管理的工具，而是成為佔用管理者時間的「工作負擔」。

Excel程式設計邏輯的限制是這篇文章這是詳細介紹的。

這就是為什麼許多公司正在考慮使用專用的儲存管理系統來提高工作效率並最大限度地提高儲存運作率。

InnoKeep介紹了InnoKeep在諮詢約170家國內企業時在現場反覆識別的六種「需要從Excel切換到系統的訊號」。

看看其中有多少適用於我們工廠！

現場經驗的 6 個“系統轉換訊號”

1.當你忙於家事、加班，但重要的任務卻不斷被推到一邊。

診斷分析負責人必須集中精力對診斷資訊進行診斷，並在現場進行診斷評估。然而，如果定期維護由於各種雜務而不斷推遲，那麼該工具就已經達到了極限。

事實上，專業媒體Reliable Plant根據統計，平均而言，維護人員僅花費 18% 至 30% 的時間進行實際維護工作。剩下的 70% 或更多用於非增值任務，例如採購零件、尋找工具和移動。一輛超載的汽車在沒有通知的情況下發生故障，從那一刻起，維修成本和生產損失同時發生。

2. 當同樣的故障「6個月內重複兩次以上」時

這是一個強烈的警告，表明根本沒有對故障進行根本原因分析 (RCA)。

Excel只記錄失敗，不分析模式。如果生產線因相同故障而多次停止，則需要一個基於數據的系統，該系統不僅可以進行簡單的維修，還可以識別並消除故障原因。

3. 當您需要「超過3天」查閱文件以準備審核時

在對大企業進行盡職調查、ISO認證或應對嚴重事故處罰法時，損害記錄已成為調查人員必須準備的重要證據。然而，如果審計師未能立即提供所需的數據，公司的可信度就會直線下降。

該系統充當“最可靠的參考資料來源（Single Source of Truth）”，只需點擊幾下即可輸出可靠的法律證據和歷史。

4. 台帳與實際庫存差異「10%以上」時

您是否曾經嘗試開始維修，但台帳上的零件不在實際倉庫中，因此線路停了半天以上？

如果修理耽誤半天，損失就是零件成本的幾十倍。

由於收貨和出貨未即時關聯，Excel 經常導致「庫存短缺」或「不必要的訂單」。如果庫存分類帳和現貨數量繼續出現偏差並且維護計劃被打亂，則迫切需要一個即時庫存管理系統。

5. 從故障報告到處理完成沒有任何追蹤的情況。

當生產團隊透過電話、信差或口頭方式傳達故障報告時，訊息會被遺漏或扭曲，直到正確的細節到達負責人為止。這需要人員重新評估現場情況，不必要地增加平均修復時間 (MTTR)。

處理完後，你就從記憶中記錄下來。由於從報告到處理、完成之間沒有任何联系，導致同一問題重複收到，甚至無法確認是否已處理，導致重複浪費不必要的時間和人力。

6. Excel資料變大，寫入方法因人而異時

隨著記錄數量的增加和管理專案的更加詳細，Excel檔案變得臃腫。開啟檔案通常需要超過 30 秒，或檔案已損壞。公司的知識產權數據消失了。

而且每個人的寫作風格不同，所以整理起來需要很長一段時間。每個負責人以不同方式編寫的 Excel 資料很可能毫無意義。這些數據沒有任何幫助，尤其是當技術工人退休或調動部門時。

如果這六種情況中的任何一種適用於您，那麼就該考慮更換系統了。

上述訊號並不僅僅指出了當前管理實踐的問題。這是對投資經理人的寶貴時間、投資資產的價值、生產能力正在流失的現實警告。

如果切換到業務專用系統，您可以立即感受到以下變化。

• 面向領域的工作：用智慧型手機立即在現場記錄工作詳細信息，無需返回辦公室即可查看歷史記錄。文書工作大大減少，工作效率提高。

• 減少重複故障：透過每次故障累積的歷史記錄輕鬆識別故障模式，減少重複故障。

• 避免成本洩漏：系統管理維護週期和適當的庫存，以防止提前不必要的支出。

管理者經歷的變化上一篇文章您可以在這裡查看詳細資訊。

您可能會擔心傳輸大量現有 Excel 和手動資料的過程。但是InnoKeep儲存系統還提供一項服務，由專家清理資料並將其整齊地安裝到系統中，讓您可以在工作中無縫切換。

現在是擺脫重複性手動任務的束縛並用數據證明轉錄工作價值的時候了。

與專家一起嘗試我們工廠的技術方法。

如果您對目前的管理方法是否是最好的或系統過渡後可能會發生什麼變化有疑問，請聯絡 InnoKeep 管理專家。您可以點擊下面的按鈕留下簡單的詢問。