食品製造企業四種行銷方式比較及解決方案推薦

在食品工廠中，有兩個主要時刻需要日誌記錄。

這是維修突然停止的時候，是時候在ISO/HACCP等認證檢查中證明故障和維修歷史了。但是，如果兩種情況都需要幾個小時才能找到數據，那麼問題並不是因為負責人不徹底。這是因為他們沒有正確使用適合實際工作環境的記錄歷史管理方法。

在本文中，我們將比較食品工廠實際使用的四種會計方法，並指導您如何選擇最適合您工廠的方法。

重點

• 失敗回應遲緩、認證審核準備文件時間長的原因歸結為一個原因。這是因為記錄歷史沒有以記錄單位系統地連接並且是分散的。

• 就食品製造業而言，與一般製造業不同，冷藏、冷凍、溫度記錄以及維護結果的記錄和維護不是可選的而是必需的，因此記錄歷史管理尤其重要。

• 記錄分析主要有四種方式：手動管理、Excel管理、使用MES/ERP分析模組、使用專用記錄分析系統。如果您想立即記錄/查看現場工作細節，輕鬆附加照片和視頻，並方便計算MTTR等維護KPI，那麼使用專用記錄系統是最具成本效益的選擇。

什麼是食品生產管理系統（CMMS）？

CMMS（電腦化維護管理系統）是一種維護管理系統，可在一個地方管理所有與維護相關的任務，包括維護工作歷史、維修/維護計劃和備件使用記錄。關鍵是能夠透過以筆記為單位連結來記錄和搜尋分散在手寫工作日誌、Excel 檔案和郵箱中的記錄。

特别是食品制造厂不仅开展安全保障活动。記錄活動它被認為是重要的。

食品藥物安全部通知《食品畜產品安全管理認證規範》的前提方案要求對食品處理設施設備進行定期檢查、維護並保存結果。冷藏、冷凍設施設備也必須依照管理計畫進行檢查、維護和清潔，並對結果進行記錄和維護。需要溫度控制的加工設施必須保存溫度記錄。換句話說，保存記錄已包含在認證要求中。

CMMS 在食品工廠的應用範例包括：

• 工作歷史管理— 修復充電器故障時，透過行動裝置一次記錄照片、使用的材料和所需的時間

• 健康安全日程安排— 自動建立重複性計劃，例如傳送帶每週檢查和年度潤滑維護表

• 依文檔類型進行文件管理— 將手冊、外包估價和認證相關文件附加到您的個人資料中。

• 材料和備件管理— 防止因缺少小部件而導致整條生產線陷入停頓的情況

• 列印報告/工作日誌— 自動產生工作日誌和報告，可用於回應政府辦公室、HACCP、ISO 等。

四種食品工廠描述方式比較

我們直接比較分析了食品製造公司行銷團隊實際使用的四種行銷工具。

了解哪種方法最適合您的工廠。

比較一目了然

※ 實際功能和支援範圍因產品而異。介紹前需確認。

① 紙標籤及手寫管理

什麼進展順利沒有啟動成本，任何人都可以立即開始。現場阻力也最小。

限制搜尋不起作用。即使你有記錄，如果你需要的時候找不到它，就像它不存在一樣。事實上，在一個生產現場，記錄是在紙上記錄的，但過去的歷史記錄無法使用，因為無法搜尋。在另一個站點，收集了 2 至 3 個月的 100 條點擊日誌，並在辦公室一次檢查。在這種情況下，會保留記錄，但不能保證日期和內容的準確性。

② Excel、Google Form、Messenger 的組合

什麼進展順利Excel 擅長以表格形式組織資料。負責人可以自由配置成想要的形式，無需額外費用。

限制它在對數分析中的使用有三個限制。

首先，不同類型的記錄，例如照片、影片、手冊、外包估價等，不能分組為記錄單元。審核員需要的是完整的歷史記錄和支援資料，但 Excel 只包含組織成表格的部分。

其次，多人在現場同時記錄和查看資訊有困難。所有維護工作均在現場進行，使用辦公室電腦即可輕鬆記錄Excel。

第三，您的檔案將被分割並分散為多個版本，因此無法判斷哪個版本是最新的。事實上，有一種情況是，一家製造公司甚至無法確定是否重複出現相同的故障，因為維護和故障歷史記錄被分為信使組房間、Google 表格和個人負責人。

③ ERP·MES中包含的描述模組

什麼進展順利不需要單獨的合同，因為它是您已經使用的系統的一部分。另一個優點是它與生產和採購資料位於同一位置。

限制由於MES是生產管理系統，ERP是企業資源管理系統，因此它們的開發並不是為了方便、系統地記錄記錄。結果，工人所需的投入太多且太複雜，無法在現場使用。一家製造企業的負責人解釋說，由於輸入的項目太多，登記沒做好，導致主控安裝日期全部過時。在同一家公司，累積的記錄無法用於KPI分析或ISO認證，因此審核回應最終是手動完成的。

④ 專用管理系統（CMMS）：構建型或訂閱型

這是一個專為會計目的而創建的系統。引入方法有兩種：

內建（本地）它安裝在內部伺服器上，並根據公司的需求進行開發和客製化。您可以完全控制自己的數據，並且可以回應限制外部雲端的安全性策略。然而，它需要初始成本投資和開發週期，並且需要內部IT人員或單獨的服務合約進行維護。

訂閱類型（雲端/SaaS）這是一種使用已經完成的系統來適應製造現場工作流程的方法，只要有必要。無需搭建或開發伺服器，即可立即啟動合約，即使沒有電腦管理員，操作也沒有問題。大多數都提供試用期，因此您可以在做出決定之前先檢查它是否適合您。

引入專用系統後所發生的變化

當記錄歷史開始在一處累積時，就會發生以下變化。

1. 認證審核準備工作變得簡單。自動建立可以回應政府辦公室、HACCP、ISO 審核等的工作日誌，因此您只需列印產生的日誌即可。無需花費數小時處理文件或加班來回覆審核。

2. 停機時間減少。研究發現，引入 CMMS 後，停機時間最多可減少 25-30%。
   (Plant Engineering, 2023 Maintenance Survey)

3. 減少緊急維修成本。緊急維修費用比計畫維修高出3至5倍。 （Tractian，2024）

4. 設備壽命增加。據報道，改用預防系統可將患者的壽命延長多達 20%。
   (SMRP, Maintenance Metrics Report 2022)

5. 重複的故障可以透過數據來確認。透過自動計算 MTTR（平均修復時間）和 MTBF（平均故障間隔時間），您可以根據證據而不是感覺來決定是否「繼續修復或更換」。

6. 讓自己擺脫對負責人的依賴。僅在一個人記憶中的信息保留在系統中，並且在交接或輪班工作期間不會中斷。

7. 外包管理是有基礎的。您可以查看歷史記錄，以了解同一零件是否重複維修以及是否仍在保固期內。

3 個步驟為您的工廠選擇正確的方法

步驟1.首先寫下我們工廠的五個主要標準

如果我們正在考慮引入一個系統，我們需要在收到功能清單之前先設定自己的標準，以便我們進行比較。

簡單寫下以下五件事：

• 經常停止的五件事

• 每次篩選期間都要求提供文件

• 目前最耗時的任務

• 與 ERP/MES 的連接是否必不可少？

• 誰將真正輸入記錄？

步驟2.現場人員親自嘗試

如果只看管理員就做決定，就會變成引進後就不會用的系統。實際輸入的現場工作人員必須按原樣記錄他或她的工作。

有四點需要檢查： 單一任務需要記錄幾次？可以在個人智慧型手機或平板電腦上完成嗎？可以在網路網路較弱的地方使用嗎？老人或外籍勞工也可以使用嗎？

訂閱類型的真正優勢在於可以在簽訂合約之前完成此驗證。在決定採用之前，通常會免費試用約一個月。

步驟 3. 與簡單的記分卡進行比較

體驗結束後，它被組織成每個項目的分數而不是感受。

• 現場使用方便

• 與我們工廠的經營方式相容

• 可以列印報告和各種證明資料嗎？

• 是否支援初始資料傳輸

• 擴展可能性（增加工廠、增加帳戶）
  

如果您從事食品製造業，請務必檢查如何列印應對篩選所需的輔助材料以及該方法是否適合您工廠的實際工作流程。如果列印過程複雜或與現場工作有差距，需要時很難準備好支撐材料。

常見問題解答

Q：為什麼 HACCP 認證需要維護記錄？ 

HACCP 並未對記錄本身進行認證。然而，前提計畫要求定期檢查和維護食品處理設施和儲存，並保存由此產生的儲存、冷藏和冷凍儲存的維護記錄和溫度記錄。沒有記錄，就無法證明是否採取了謹慎措施。

Q：我已經在使用 ERP 或 MES。我需要一個單獨的會計系統嗎？ 

即使ERP/MES中有記錄輸入，也請先檢查是否實際輸入到欄位中。如果輸入項較多且該欄位不使用它們，則不會累積歷史記錄。由於這兩個系統都可以與CMMS結合運行，因此建議透過查看當前的使用狀態來確定是否替換或補充現有系統。

Q：實施需要多長時間？

訂閱型（雲端）不需要搭建單獨的伺服器，簽約後即可開始使用。內建式一般需要幾個月的開發建設期。

Q：我可以轉移現有的 Excel 和手動歷史記錄嗎？

這是可能的。我們經常提供一種根據系統格式組織和傳輸現有資料的服務。簽訂合約前應核對轉讓範圍以及是否收取費用。

Q：如果我停止訂閱，我累積的數據會怎麼樣？ 

每個提供者都有不同的政策，但通常所有資料都可以直接從系統下載和儲存。在簽署合約之前，可以安全地以書面形式確認訂閱結束後將如何處理您的資料。

如果您從事食品製造業，請考慮使用記錄保存系統。

無論使用何種方法，目的都是一個。透過立即檢查損壞設備的歷史記錄，我們可以快速回應故障並輕鬆回應認證審核，這在食品製造業很重要，可以幫助設備管理者專注於更重要的任務。

如果您現在使用的方式無法解決問題，那麼更徹底的記錄也無法解決問題。我們需要改變記錄方式。

幸運的是，與過去不同，您不必從頭開始建立系統。只要您需要訂閱，您就可以立即以合理的價格使用已創建的、適合製造現場工作流程的系統。

首先在系統介紹中了解訂閱式CMMS的主要特點和優勢。

您可以透過實際系統螢幕的照片詳細查看每筆記錄的歷史管理方法、現場二維碼/語音記錄、儲存管理狀態儀表板等主要功能。

一起閱讀

• 这就是如何解决ISO·SQ审核中的记录证明问题

• CMMS訂閱類型與部署類型，如何選擇以減少採用失敗

• MES和CMMS（創意工程系統）的區別完整總結

參考資料

1. 食品藥物安全部《食品畜產品安全管理認證規範》（食品藥物安全部通報）國家立法資訊中心

2. Plant Engineering, 2023 Maintenance Survey

3. Tractian, Maintenance Costs: Types, How to Calculate and How to Reduce Them (2024)

4. SMRP, Maintenance Metrics Report 2022