這就是如何解決ISO·SQ審核中的記錄證明問題

認證審核的那天早上，認證經理想到的第一件事就是這個。

審查員詢問：“請出示3號壓機近一年來的維護情況。”
負責人帶來一疊紙質公告板，打開幾個 Excel 文件，然後滾動瀏覽一個通訊應用程式。
一些記錄仍保留在離開公司的員工手中，我們不知道零件更換收據何時何地去了哪個抽屜。
即使過了一個小時，審核員要求的資料也沒有完成。

除非這只是今年的故事，否則問題不在於負責人的粗心。記錄方式它是在

每次認證審核中記錄證明被阻止的 3 個原因

這種在現場反覆出現的情況是有特定原因的。

① 維修記錄是下班後在與工作地點不同的地點進行的。

現場修復修復後，稍後在辦公室電腦上建立記錄。
如果當天的記憶變得模糊，我會使用筆記或照片作為參考。

這種工作和記錄分離的結構不可避免地會導致資料遺失和錯誤。
即使您試圖證明審計當天“在此期間完成了哪些工作”，也存在記錄本身缺失或日期不準確的情況。

② 一輛車的歷史分散在多個地方

結果在Excel中，現場照片在工人手機相簿中，外包維修估算在郵箱中，零件更換收據在抽屜中。沒有結構可以連接這些部分並在單一報告的基礎上提交它們。

審核員想要的是一份能夠一目了然地顯示單台車輛的維護歷史的報告。
現實情況是，你必須繞過 4-5 個平台並解決謎題。

③ 無法檢查記錄是否已修改或刪除。

在 Excel 中，很難追蹤誰進行了更改以及何時進行了更改。
即使在審核前一天匆忙進行了更改，也不會保留修訂歷史記錄。

在 ISO 9001 或 IATF 16949 等審核中，可確認「記錄的真實性」。
沒有回答「這個記錄是實際工作後立即輸入的，還是組織審核的？」的問題。將導致審核投訴。

三個問題的常見原因：工作和記錄分離

貫穿這三個問題的原因有一個。

工作地點和記錄辦公室是分開的。是。

現場記錄也可以使用手機筆記或KakaoTalk進行記錄。但這只是簡單的記錄，並不是系統的『記錄歷史』。
審計師需要的是一個結構化的歷史記錄，將所做的事情、原因以及由誰連結起來。

最終，我們需要的不僅僅是「記錄更徹底」的承諾。

目標是改變結構，使工作和記錄從一開始就不分離，記錄以記錄為單位連接和累積。

應對認證審核的四個條件

因此，必須改變工作歷史記錄方法以滿足以下四個條件。

① 行動裝置現場即時錄音

工作完成後，立即在現場記錄記錄。
當您用智慧型手機掃描描述二維碼時，會打開相應的描述訊息，您可以立即輸入作品詳細資訊、照片和使用的材料。

由於「我稍後在辦公室輸入」的情況本身消失了，依賴記憶的輸入和丟失的數據顯著減少。

② 按記錄保存歷史連接

所有記錄都會自動連結並保存在記錄單元中。
當審核員詢問「該記錄一年的歷史記錄」時，只需掃描記錄二維碼或在系統中搜尋該記錄，整個歷史記錄就會在螢幕上排序。無需透過Excel、手機相簿、KakaoTalk Messenger等進行導航。

③歷史修改/刪除控制

輸入系統的記錄無法輕易刪除，即使修改，其歷史記錄仍然存在。
您可以追蹤誰更改了什麼以及何時更改。

在認證審核中，數據可以回答「這個記錄可信嗎？」的問題。
這個問題無法透過手寫或Excel記錄來回答。

④ 透過累積歷史自動產生維修/保養績效和KPI

當歷史記錄被結構化時，KPI 就會自動建立。
平均修復時間 (MTTR)、每台設備的故障數量和修復效能率等指標都會即時匯總在儀表板上。

當審核員詢問「請向我展示今年這份報告的安全績效」時，系統螢幕會立即顯示，無需任何額外的統計流程。
您可以將其列印在紙上。無需加班準備篩檢。

審核不只一次結束

ISO 9001 和 IATF 16949 等認證在初次獲得後每年都要進行後審查，每三年重新認證一次。
SQ 審核可以定期進行，也可以不事先通知，由客戶自行決定。

審核員在事後審核期間檢查的第一件事是上次會議的不足之處是否有改善是的。
如果在這次審核中我們被指出“記錄記錄不足”，我們將在下次審核時再次調查該項目。
除非記錄方法改變，否則同一點將會重複。

如果現在不改變記錄方式，隨著日期的臨近，唯一重複的就是加班準備證據。

InnoKeep 如何在一個應用程式中滿足 4 個條件

InnoKeep是一種面向製造公司的 CMMS（客戶管理系統），在一個平台中提供上述四個條件。

透過現場掃描二維碼，您可以立即記錄工作細節、照片、使用的材料。
特別是，它提供了在工作現場將語音自動轉換為文字（STT）的功能。
即使在嘈雜的環境中，您也可以在現場立即輸入訊息，而無需錄音。

進入時間和操作人員資訊自動記錄在所有記錄中，核准的記錄不能輕易修改或刪除。
根據您累積的歷史記錄，您只需點擊幾下即可列印 KPI 儀表板和審核回應報告。

無需搭建單獨伺服器，即可以雲端形式立即使用。
我們也提供專業的遷移服務，將現有的Excel資料轉移到系統中。

常見問題解答

Q：為什麼在 ISO 9001 等認證審核期間很難對記錄記錄做出回應？

維修記錄不完整、缺乏客觀證據、缺乏維修/維修績效和 KPI 是重複的主要原因。
這三者的共同點是工作和記錄的分離方式。
審核員不僅檢查記錄是否存在，還檢查記錄的建立時間和方式。

Q. 如果SQ審核時重複記錄不足，會有什麼後果？

事後檢查時，我們先檢查之前的不足是否有改善。
如果未確認改善，可能會被判定為重大不合格，甚至暫停交付資格。
特別是，由於汽車客戶的SQ審核直接關係到合作夥伴的交付資質，屢次批評對業務連續性構成了現實威脅。

Q：Excel/手寫記錄和日誌系統之間的根本差異是什麼？

有三個。首先，連接性。各種記錄和文件按每個記錄鏈接，可以立即查看和列印。
第二，可靠性。控制資料修改和刪除，以證明記錄的誠實性。
三、累積醫療保健績效。當歷史記錄被結構化時，KPI 就會自動建立。

問：實施起來是不是需要很長時間？下一場放映即將到來。

SaaS（雲端）類型的會計系統可以在簽訂合約後立即使用，無需建立單獨的伺服器。

另外，即使沒有記錄醫療費用的歷史或醫療時間表，
InnoKeep基於AI的審查保護資料產生功能使用 ，您只需幾分鐘即可建立未來兩年的維護計劃。

隨著記錄方法的變化，審核的準備方式也會改變。

每次認證審核之所以要重複大量的紙張和倉促整理Excel文件，並不是因為負責人粗心。

這是因為工作和記錄最初是獨立的結構。

如果改變記錄方式，準備考試就會變成“列印累積的記錄”，而不是“考試前一天整理好”。
這是應對ISO、SQ等認證審核的最現實的解決方案。

如果這將是您最後一次加班，您現在需要更改記錄方式。

InnoKeep 如何改變您記錄歷史的方式，解決方案介紹在這裡親自檢查一下。

簡介包括有關保存歷史連接、列印作業報告和 KPI 儀表板功能的詳細資訊。